Termeni și Condiții de Utilizare

Aplicația OutOfDesk este un produs oferit de NeuroAI Advance S.R.L. (brand comercial NeuroAI Consulting), cu website principal https://neuroai.ro. Acești termeni se aplică oricărui Client B2B (persoană juridică — societate comercială, PFA, ONG, instituție etc.) care activează un cont și utilizează aplicația prin outofdesk.ro sau prin pagina /aplicatii/outofdesk de pe site-ul principal NeuroAI.

Prin crearea unui cont și activarea abonamentului, confirmi că ai citit, ai înțeles și accepți integral acești Termeni. Aceiași termeni sunt publicați și pe neuroai.ro/termeni — documentul de față este varianta dedicată clienților care accesează aplicația direct prin outofdesk.ro.

1. Identificarea operatorului

Conform Legii nr. 365/2002 privind comerțul electronic, republicată, datele de identificare ale operatorului aplicației OutOfDesk sunt:

• Denumire legală: NeuroAI Advance S.R.L.
• Brand comercial: NeuroAI Consulting
• Formă juridică: societate cu răspundere limitată (SRL)
• Sediul social: Str. Călugărului nr. 17, Sat Bălteni, Comuna Periș, Jud. Ilfov, România
• Cod unic de înregistrare (CUI): 54729441
• Nr. Registrul Comerțului: J2026032931002
• Email oficial: contact@outofdesk.ro
• Telefon: +40 736 495 817
• Autoritatea de supraveghere protecția datelor: ANSPDCP, www.dataprotection.ro

2. Definiții

• „OutOfDesk" / „Aplicația" — platforma accesibilă prin outofdesk.ro, dedicată gestionării cererilor de concediu, a absențelor planificate și a disponibilității angajaților.
• „Operator" / „noi" / „furnizorul" — NeuroAI Advance S.R.L., entitatea juridică deținătoare a Aplicației.
• „Client B2B" / „Clientul" / „tu" — persoana juridică care activează un cont și utilizează Aplicația în scop profesional, pentru propriii angajați.
• „Utilizatorii Clientului" — administratorii, managerii și angajații Clientului care primesc acces la contul companiei în Aplicație.
• „Acordul de Prelucrare a Datelor" — cunoscut în practica internațională ca „Data Processing Addendum" (prescurtat DPA); detaliat la secțiunea 11.

3. Descrierea serviciului

OutOfDesk este o aplicație web dedicată gestionării cererilor de concediu, a absențelor planificate și a disponibilității angajaților într-o organizație. Funcționalitățile principale includ:

• Înregistrarea firmei-client și configurarea inițială (departamente, manageri, aprobatori)
• Adăugarea angajaților în aplicație (nume, email, funcție)
• Plasarea cererilor de concediu de către angajați
• Flux de aprobare multi-nivel (coordonator → director → CEO/admin)
• Vizualizarea calendarului centralizat al absențelor la nivel de echipă și companie
• Istoric complet al cererilor, aprobărilor și respingerilor
• Export rapoarte în format CSV / JSON / Excel
• Notificări email prin integrare cu serviciul terț Resend
• Jurnal de audit al tuturor acțiunilor

OutOfDesk NU este un sistem de pontaj, nu emite fluturași de salariu, nu calculează contribuții și nu se substituie unui soft de resurse umane complet. Este un instrument dedicat strict gestionării absențelor planificate. Serviciul este furnizat prin infrastructura Google Firebase (Cloud Firestore, Firebase Authentication, Cloud Functions, Firebase Storage).

4. Prețuri și plăți

• Taxă unică de activare: 199 RON + TVA (plătită la crearea contului)
• Abonament lunar: 5 RON + TVA pentru fiecare angajat activ în aplicație
• Facturare: lunară, emisă la începutul lunii pentru luna anterioară, transmisă pe emailul admin
• Metodă de plată: carduri bancare prin Stripe (automatizat după activare), cu factură fiscală emisă prin Oblio, sau transfer bancar în baza facturii

Clientul B2B este responsabil să mențină în Aplicație numărul exact al angajaților activi. Adăugarea de angajați în timpul lunii este prorată începând cu ziua adăugării; ștergerea unui angajat oprește facturarea începând cu luna următoare.

Prețurile pot fi modificate cu un preaviz de minimum 60 de zile calendaristice, notificat prin email la adresa admin. În caz de dezacord cu noile prețuri, Clientul B2B poate rezilia contractul fără penalități înainte de intrarea în vigoare a modificării.

5. Licența de utilizare

NeuroAI Advance S.R.L. acordă Clientului B2B o licență limitată, neexclusivă, netransferabilă, nesublicențiabilă și revocabilă de a utiliza Aplicația OutOfDesk pe durata abonamentului activ, exclusiv în scopul gestionării absențelor propriilor angajați.

Această licență:

• NU transferă niciun drept de proprietate asupra codului sursă, algoritmilor, arhitecturii, schemei bazei de date, interfețelor grafice sau altor componente ale Aplicației
• NU permite accesul la codul sursă sau la infrastructura internă
• NU permite crearea de opere derivate bazate pe Aplicație
• NU permite revânzarea, relicențierea sau redistribuirea accesului către terți neautorizați

Toate drepturile de proprietate intelectuală asupra Aplicației OutOfDesk rămân exclusiv și incontestabil la NeuroAI Advance S.R.L., inclusiv (dar fără a se limita la): codul sursă, algoritmii de procesare, arhitectura bazei de date, interfețele grafice (UI/UX), know-how-ul, metodologiile, secretele comerciale și orice îmbunătățiri dezvoltate pe parcursul relației contractuale.

6. Restricții de utilizare

Clientul B2B se obligă să NU:

• Decompileze, dezasambleze sau efectueze inginerie inversă (reverse engineering) asupra oricărei componente a Aplicației
• Copieze, redistribuie, vândă, licențieze, închirieze sau permită accesul la Aplicație terților neautorizați
• Folosească Aplicația pentru a dezvolta, direct sau indirect, un serviciu concurent
• Încerce să acceseze zone ale Aplicației pentru care nu deține permisiune (cont de alt client, backend, panou admin etc.)
• Încarce sau stocheze în Aplicație conținut ilegal, malware, spam sau date obținute ilegal
• Folosească Aplicația pentru a prelucra date ale angajaților fără temei legal valid
• Eludeze măsurile tehnice de securitate sau de limitare a numărului de utilizatori

7. Nivelul serviciilor (Service Levels)

Aplicația OutOfDesk funcționează pe infrastructură Google Cloud / Firebase fără un Acord de Nivel al Serviciilor (SLA) formal garantat contractual. NeuroAI Advance S.R.L. depune eforturi rezonabile comercial pentru a asigura:

• Disponibilitate pe principiul „best effort", cu obiectiv intern de minimum 99% uptime calculat lunar
• Timp maxim de răspuns la tichete de suport critice: 24 de ore în zile lucrătoare (luni-vineri)
• Timp maxim de răspuns la tichete de suport standard: 72 de ore în zile lucrătoare
• Timp maxim de rezolvare pentru probleme critice: cel mai rapid posibil, în funcție de natura problemei

Service credits

În cazul unor indisponibilități prelungite neplanificate care depășesc 8 ore consecutive într-o lună calendaristică și care sunt atribuibile NeuroAI Advance S.R.L. (excluse: forța majoră, atacuri DDoS masive, întreruperi ale furnizorilor de infrastructură terți, mentenanță programată), NeuroAI Advance S.R.L. poate acorda la latitudinea sa un credit de serviciu sub formă de reducere a abonamentului lunar următor, limitat la maximum 30% din valoarea lunii afectate. Acordarea creditelor de serviciu este remediul exclusiv pentru astfel de situații.

Mentenanță programată

Comunicată prin email cu minimum 48 de ore în avans, efectuată de regulă în afara orelor de lucru (22:00-06:00), cu excepția patch-urilor de securitate critice care pot fi aplicate fără preaviz pentru a proteja clienții.

Pentru Clienți B2B care au nevoie de garanții SLA formale (99.9% uptime, penalități contractuale predefinite, termene de răspuns mai scurte), NeuroAI Advance S.R.L. poate negocia un contract separat cu tarif diferențiat.

8. Limitarea răspunderii

În limitele permise de lege, răspunderea NeuroAI Advance S.R.L. pentru orice prejudiciu decurgând din utilizarea Aplicației OutOfDesk este plafonată după cum urmează:

• Răspunderea maximă contractuală agregată: suma totală a abonamentului plătit efectiv de Clientul B2B în ultimele 6 luni calendaristice anterioare evenimentului cauzator de prejudiciu
• Exclusivități: sunt EXCLUSE din răspunderea noastră pierderile de profit, pierderile indirecte, daunele punitive, pierderile reputaționale, costul oportunității, amenzile aplicate Clientului B2B de autorități publice (inclusiv Inspecția Muncii, ANAF, ANSPDCP) și consecințele deciziilor de management luate pe baza informațiilor din Aplicație
• Decizii de management: NeuroAI Advance S.R.L. NU răspunde pentru deciziile de aprobare sau respingere a cererilor de concediu luate de utilizatorii Clientului B2B prin Aplicație

9. Reversibilitatea datelor și evitarea vendor lock-in

La încetarea contractului, din orice motiv (expirare, reziliere de către Client, reziliere de către NeuroAI Advance S.R.L.), Clientul B2B are 30 de zile calendaristice de la data rezilierii pentru a exporta datele sale din Aplicație în format standard deschis (CSV sau JSON).

După expirarea perioadei de export de 30 de zile, datele Clientului sunt șterse ireversibil din sistemele NeuroAI Advance S.R.L., cu excepția datelor păstrate pentru obligații legale (facturi și documente contabile — pe durata impusă de legislația fiscal-contabilă).

NeuroAI Advance S.R.L. oferă gratuit un export complet al bazei de date la cerere, inclusiv în timpul contractului activ. Formatul standard de export (CSV / JSON) permite import în orice sistem terț care suportă aceste formate, evitând astfel orice dependență tehnologică (vendor lock-in).

10. Relația cu Codul Muncii și arhivarea electronică

Codul Muncii (Legea 53/2003) și semnăturile electronice

Aplicația OutOfDesk reprezintă EXCLUSIV un instrument tehnic de management al fluxului informațional privind cererile de concediu și absențele angajaților. NU este un sistem de semnătură electronică avansată sau calificată în sensul Regulamentului (UE) 910/2014 (eIDAS) sau al Legii 208/2021.

Aprobările și semnările executate în Aplicație prin click-uri pe butoane, bifări sau formulare electronice se încadrează, în cel mai bun caz, la categoria „semnătură electronică simplă". Forța probantă a unor astfel de acțiuni în fața instanțelor sau a Inspecției Muncii (ITM) NU este automat echivalentă cu cea a semnăturii olografe sau a semnăturii electronice calificate, așa cum prevede OUG 36/2021 aprobată prin Legea 208/2021.

Obligația de a valida legalitatea procedurilor interne — inclusiv reglementarea fluxului de aprobare prin Regulament de Ordine Interioară (ROI), obținerea acordului angajaților pentru utilizarea semnăturii electronice simple, achiziționarea eventualelor certificate calificate pentru personalul cheie — revine EXCLUSIV Clientului B2B (angajatorul). NeuroAI Advance S.R.L. nu își asumă răspunderea pentru deciziile autorităților de control (ITM, ANAF, ANSPDCP, instanțe) privind formalismul documentelor stocate sau generate prin Aplicație.

Arhivarea electronică (Legea 135/2007)

Aplicația OutOfDesk funcționează ca bază de date operațională, nu ca administrator de arhivă electronică acreditat conform Legii 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. NeuroAI Advance S.R.L. NU deține licență de centru de arhivare electronică și nu asigură integritatea criptografică cerută de această lege pentru arhivarea pe termen lung a documentelor cu valoare probatorie.

Clientul B2B este responsabil integral pentru:

• Arhivarea pe termen lung a documentelor HR conform obligațiilor legale (Codul Muncii, arhivare financiar-contabilă, regimuri specifice sectoriale)
• Descărcarea și securizarea periodică a datelor din Aplicație în sistemele proprii
• Respectarea termenelor legale de păstrare (minimum 5 ani pentru cereri de concediu aprobate, ca parte din evidența timpului de muncă)
• Contractarea, dacă este necesar, a unui furnizor acreditat de servicii de arhivare electronică

Funcția de export a datelor din OutOfDesk facilitează procesul de arhivare externă, dar responsabilitatea alegerii și operării unui sistem de arhivare conform legii revine integral Clientului.

11. Prelucrarea datelor angajaților — Acordul de Prelucrare a Datelor

Pentru datele personale ale angajaților prelucrate în Aplicația OutOfDesk, relația juridică între părți, conform Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR), este următoarea:

• Operator de date (Data Controller) — Clientul B2B (angajatorul): este cel care decide CE date se prelucrează și DE CE. El stabilește bazele legale, scopurile și mijloacele principale ale prelucrării.
• Împuternicit (Data Processor) — NeuroAI Advance S.R.L.: prelucrează datele STRICT pe seama și conform instrucțiunilor Clientului-angajator, prin punerea la dispoziție a Aplicației OutOfDesk ca instrument tehnic.

Ce este Acordul de Prelucrare a Datelor

În practica internațională este cunoscut și sub denumirea „Data Processing Addendum", prescurtat DPA. Este un document-anexă obligatoriu prin lege (art. 28 GDPR) oricând o firmă (Operatorul) apelează la o altă firmă (Împuternicitul) pentru a prelucra date personale în numele ei. Acordul detaliază regulile clare: ce date se prelucrează, cum se protejează, cine are acces, ce se întâmplă în caz de breșă, ce se întâmplă la finalul relației contractuale.

De ce este obligatoriu

Fără un astfel de Acord semnat, prelucrarea ar fi neconformă cu GDPR, iar atât Operatorul (angajatorul), cât și Împuternicitul (NeuroAI Advance S.R.L.) s-ar expune la sancțiuni. Semnarea Acordului oferă protecție ambelor părți și îndeplinește o cerință legală explicită; nu este o formalitate birocratică, ci un element contractual indispensabil.

Conținutul Acordului

NeuroAI Advance S.R.L. pune la dispoziția fiecărui Client B2B activ un model standard al Acordului, care detaliază:

• Natura, scopul și durata prelucrării
• Tipurile de date și categoriile de persoane vizate (angajații Clientului)
• Măsurile tehnice și organizatorice de securitate implementate de NeuroAI Advance S.R.L.
• Regulile privind subcontractarea — lista sub-procesorilor aprobați (ex. Google Cloud / Firebase pentru găzduire, Resend pentru email-uri) și procedura de modificare
• Asistența în caz de breșă de date și obligațiile de notificare reciprocă
• Obligația returnării sau ștergerii ireversibile a datelor la finalul relației contractuale
• Drepturile de audit și de verificare ale Operatorului

Responsabilitatea Clientului B2B

Clientul B2B este responsabil să asigure că deține temei legal valid (executarea contractului de muncă, obligație legală, interes legitim corect fundamentat) pentru introducerea datelor angajaților în Aplicație. NeuroAI Advance S.R.L. NU verifică și NU răspunde pentru legalitatea bazelor de prelucrare stabilite de Clientul B2B. Consimțământul angajatului NU constituie o bază legală validă pentru astfel de prelucrări, dat fiind dezechilibrul de putere recunoscut de ANSPDCP.

Modelul standard al Acordului poate fi solicitat la contact@outofdesk.ro și se semnează bilateral la activarea contului OutOfDesk.

12. Proprietatea intelectuală

Întregul conținut al aplicației OutOfDesk (cod sursă, design, structură baze de date, logo, nume, grafică, documentație) este proprietatea exclusivă a NeuroAI Advance S.R.L. și este protejat de legislația română și internațională privind drepturile de autor și proprietatea intelectuală (Legea 8/1996). Utilizarea Aplicației nu transferă niciun drept de proprietate intelectuală către Client.

Conținutul generat de utilizatori (cereri, comentarii, date introduse) rămâne proprietatea Clientului/organizației. Operatorul nu revendică drepturi de proprietate asupra acestor date.

13. Soluționarea litigiilor

Pentru orice dispută privind utilizarea Aplicației OutOfDesk, te rugăm să ne contactezi mai întâi direct la contact@outofdesk.ro. Depunem eforturi rezonabile pentru a rezolva disputele în mod amiabil, răspunzând în maximum 15 zile calendaristice de la primirea reclamației scrise.

În cazul în care disputa nu poate fi rezolvată amiabil, competența aparține instanțelor judecătorești române de la sediul social al NeuroAI Advance S.R.L., în temeiul libertății contractuale aplicabile relației B2B.

14. Legea aplicabilă

Acești Termeni și orice contracte încheiate între NeuroAI Advance S.R.L. și Clienții B2B sunt guvernate de legea română, incluzând, fără a se limita la:

• Codul Civil român (Legea 287/2009)
• Legea nr. 365/2002 privind comerțul electronic, republicată
• Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și Legea nr. 190/2018
• Legea nr. 53/2003 — Codul Muncii
• OUG nr. 36/2021 aprobată prin Legea nr. 208/2021 privind utilizarea semnăturii electronice în relațiile de muncă
• Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică
• Legea nr. 8/1996 privind dreptul de autor și drepturile conexe
• Legea nr. 82/1991 a contabilității

15. Dispoziții finale

15.1. Separabilitatea clauzelor

Dacă o clauză a acestor Termeni este declarată nulă, nelegală sau neaplicabilă de către o autoritate competentă sau o instanță de judecată, restul clauzelor rămân valide și pe deplin aplicabile.

15.2. Modificarea termenilor

NeuroAI Advance S.R.L. își rezervă dreptul de a modifica acești Termeni. Modificările substanțiale sunt notificate cu minimum 30 de zile înainte, prin email la adresa admin a Clientului. În caz de dezacord, Clientul poate rezilia contractul fără penalități înainte de intrarea în vigoare a modificărilor.

15.3. Cesiunea

Clientul nu poate cesiona drepturile și obligațiile decurgând din acești Termeni către terți fără acordul scris prealabil al NeuroAI Advance S.R.L. NeuroAI Advance S.R.L. poate cesiona drepturile și obligațiile (de exemplu, în cazul unei reorganizări societare) cu notificarea prealabilă a Clienților activi prin email, cu minimum 30 de zile înainte de efectuarea cesiunii.

15.4. Comunicarea dintre părți

Comunicările oficiale dintre părți se fac prin email — la contact@outofdesk.ro (din partea Clientului către NeuroAI Advance S.R.L.) și la adresa furnizată de Client în contul OutOfDesk (din partea NeuroAI Advance S.R.L. către Client). Comunicările prin email se consideră primite în ziua transmiterii, cu excepția email-urilor respinse (bounced).

15.5. Integritatea acordului

Acești Termeni, împreună cu Politica de Confidențialitate, Acordul de Prelucrare a Datelor (pentru Clienții B2B activi) și orice contracte specifice semnate bilateral între părți, constituie întregul acord între NeuroAI Advance S.R.L. și Clientul B2B cu privire la obiectul acestor documente, înlocuind orice acorduri anterioare verbale sau scrise pe același subiect.

16. Contact

Pentru orice întrebări sau solicitări legate de prezentele Termeni și Condiții:

Consultați și Politica de Confidențialitate & GDPR pentru detalii privind prelucrarea datelor personale.